Top 10 sai lầm trong quản lý thời gian làm cản trở công việc của bạn

“Ối, đã hết giờ rồi sao?

Mình vẫn chưa làm được gì mà!!!” 

Đã bao giờ bạn rơi vào trạng thái đó chưa?

Rất nhiều trong số chúng ta cảm thấy bản thân luôn như vậy mỗi ngày. Mặc dù chúng ta đã nỗ lực để sắp xếp thời gian hợp lý, bám sát theo thời gian biểu, và hoàn thành tất cả công việc, chúng ta vẫn thấy khó khăn với việc giữ mọi việc trong tầm kiểm soát.

Để giúp bạn giải quyết vấn đề, chúng ta hãy cùng tìm hiểu 10 sai lầm thông thường cản trở tiến độ và gây khó khăn cho bạn trong việc theo kịp thời gian biểu nhé!

1. Không biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên

Việc lập danh sách những công việc ưu tiên có thể rất khó nếu hầu hết công việc bạn cần làm đòi hỏi mức độ tận tâm như nhau. Ví dụ, có lẽ bạn vừa mới bắt đầu thực hiện công việc có tính ưu tiên cao nhất và bạn đang mải động não vài ý tưởng với nhóm của mình, thì một trong những đồng nghiệp đột nhiên phân tâm bạn bằng cách nói rằng bạn cần lấy lại tập trung cho vấn đề cấp thiết vừa mới xảy ra.

Đây vốn là tình huống không thể tránh khỏi, nhưng điểm mấu chốt ở đây là bạn cần phải học cách sắp xếp thứ tự ưu tiên. Những công cụ như Action Priority Matrix và Google Keep có thể giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên và duy trì ổn định năng suất làm việc. Nếu bạn thích bút và giấy thì có thể dùng một công cụ mới đang được yêu thích gần đây là Full Focus Planner.

2. Bắt đầu ngày mới muộn

Nỗ lực hoàn thành nhiệm vụ hằng ngày sẽ thất bại nếu bạn không bắt đầu ngày mới sớm hay ít nhất là đúng giờ. Những nhà lãnh đạo có tầm ảnh hưởng có một điểm chung: Họ thức dậy sớm. Bắt đầu ngày mới muộn sẽ làm bạn cảm thấy hối hả suốt cả ngày. Mỗi người có định nghĩa “sớm” khác nhau, vì vậy nhìn vào thời khóa biểu và xác định xem ngày của bạn nên bắt đầu và kết thúc khi nào.

3. Lập thời khóa biểu không hiệu quả

Năng suất làm việc của chúng ta không chỉ thay đổi ngày qua ngày, mà nó còn khác nhau tùy vào mỗi cá nhân. Trong khi có những người làm việc năng suất nhất lúc họ mới thức dậy, thì những người khác lại làm việc tối ưu nhất chỉ khi mặt trời đã lặn. Cách đơn giản nhất để cân bằng thời gian là tìm ra quãng thời gian làm việc hiệu quả nhất của bạn và phân bổ thời gian đó cho những công việc ưu tiên hàng đầu thay vì trải dài nó để hoàn thành công việc có tính lặp lại và ít quan trọng hơn.

4. Thói quen trì hoãn

Trì hoãn là kẻ thù nguy hiểm nhất. Không có gì đe dọa sự tập trung và khả năng làm việc hơn là vòng vo và bào chữa cho việc không thực sự bắt tay vào thực hiện. Nó không chỉ tạo ra khối lượng lớn công việc tồn đọng mà còn làm bạn cảm thấy tội lỗi vì không bắt đầu làm việc, đặc biệt nếu công việc cấp bách.

Cách tốt nhất để tránh tình cảnh này là dành một khoảng thời gian đặc biệt chỉ để bắt đầu. Điều này sẽ khơi gợi trí tưởng tượng, thu hút sự chú ý của bạn, và sớm thôi bạn sẽ hoàn toàn tập trung vào kế hoạch. Nếu cách này chưa hiệu quả, thử chia nhỏ công việc thành nhiều phần dễ quản lý.

5. Không kiểm soát được phiền nhiễu

Trong khi một loạt những kênh giao tiếp và nền tảng truyền thông cho phép chúng ta giao tiếp dễ dàng hơn, chúng cũng là những phiền nhiễu. Giơ tay lên nếu bạn từng có ý định lướt “nhanh” Twitter hoặc Instagram và cuối cùng dành, có vẻ như, 1 tiếng hoặc nhiều hơn.

Chuông điện thoại cứ rung hay thông báo tin nhắn từ những nhóm trò chuyện trên mạng xã hội, làm gián đoạn quá trình làm việc và phá vỡ luồng ý tưởng sáng tạo của chúng tạo. Tắt tất cả thông báo và đóng Slack, lập thời khóa biểu không gián đoạn, và hạn chế tối đa thời gian cho những thứ không liên quan nhiều đến công việc của bạn.

6. Đánh giá thấp những việc cần nhiều thời gian để hoàn thành

Một trong những lỗi phổ biến nhất mà người có tham vọng hay mắc phải là tính toán sai thời gian và năng lượng họ cần để hoàn thành một công việc nhất định. Hành vi này là điển hình cho những người làm việc quá mức kiểu A, họ nghĩ họ có thể kiểm soát mọi việc và không bao giờ từ chối cơ hội cho dù nó có khó khăn thế nào. Nếu bạn đang trải qua vấn đề giống như thế này, huấn luyện viên cải thiện năng suất Kimberly Medlock có một giải pháp: Viết xuống khoảng thời gian bạn cần cho mỗi công việc trong danh sách việc cần làm. Cô ấy cũng đề xuất gấp đôi thời gian đó lên. Ví dụ, nếu một công việc tốn 20 phút, hãy đóng khuôn nó trong 40 phút. Mọi người thường đánh giá thấp thời gian cần để hoàn thành công việc.

7. Đa nhiệm (Làm nhiều việc cùng lúc) 

Chúng ta thường rơi vào cái bẫy đa nhiệm khi cố gắng trở nên thành thạo những việc mình đang làm. Theo lí thuyết, đa nhiệm sẽ khả thi nếu bạn phải hoàn thành hết khối lượng công việc của mình. Tuy nhiên, làm nhiều việc cùng một lúc ngăn cản bạn dành sự tập trung ngang bằng cho tất cả công việc và nó tốn nhiều thời gian hơn so với việc hoàn thành công việc theo trình tự. Nói cách khác, nếu bạn muốn giỏi trong việc làm nhiều việc cùng lúc, bạn cần trở nên siêu việt khi sắp xếp và duy trì sự tập trung cao độ, sáng tạo và chính xác hoàn toàn. Tóm lại, đa nhiệm không dành cho tất cả mọi người vì vậy hãy cẩn thận. Mỗi khi hoàn cảnh cho phép, hãy quên đi việc đa nhiệm, và tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất. Nó sẽ giúp tạo ra kết quả có chất lượng và cho bạn cảm giác đã hoàn thành.

8. Bận rộn so với hiệu quả

Mặc dù chúng ta muốn tập trung vào công việc, đôi khi chúng ta vẫn chệch hướng và làm hàng tá những việc có tính ưu tiên thấp, chúng không chỉ bào mòn năng lượng và thời gian của chúng ta mà còn không có hoặc có ít đóng góp đến kết quả chúng ta đang cố gắng đạt được.

Để tránh tình trạng này, hỏi bản thân bạn:

• Việc này có ích không?
• Nó có đóng góp gì cho mục tiêu cuối cùng?
• Nó có thể giao cho người khác không?

Nếu bạn có vài nhiệm vụ phụ phải làm, thử gom chúng lại. Ví dụ, thay vì làm một việc mỗi ngày, hãy làm việc nhỏ của ba ngày gộp lại trong một buổi chiều.

9. Là người cầu toàn

Cuộc đời mỗi người là một quá trình học hỏi. Mỗi lần chúng ta có một kế hoạch mới, chúng ta lại đối mặt nhiều trở ngại, nhưng chúng ta đồng thời học cách vượt qua chúng. Đôi khi bạn nên cố gắng xuất sắc vượt qua, nhưng đôi khi nhớ rằng hoàn thành tốt hơn hoàn hảo.

Việc này lại trở về sắp xếp thứ tự ưu tiên. Thời gian của bạn có hạn và nếu bạn không muốn làm ngoài giờ bạn đôi lúc phải biết hài lòng với vừa đủ- Đừng để hoàn hảo trở thành đối thủ của vừa đủ như người ta thường nói.

10. Bỏ qua giờ giải lao

Mỗi khi bạn đang thực hiện công việc cấp bách hoặc một loạt công việc có tính ưu tiên thấp, hãy dành thời gian để nghỉ ngơi. Theo nghiên cứu của Draugiem Group, não của chúng ta không được hình thành để tập trung trong 8 tiếng. Giải pháp duy nhất là đi nơi khác và làm gì đó không liên quan đến công việc của bạn – ăn, đi dạo nhanh, tập thể dục, hoặc đơn giản là không làm gì và thư giãn. Nó giúp bạn dừng những suy nghĩ và lấy lại năng lượng cho công việc tiếp theo.

Hãy dành thời gian để sắp xếp thời gian

Thật vậy, năng suất đến từ việc dành thời gian để lên kế hoạch. Khi bạn cảm thấy đang bị nghiền nát bởi cả tấn công việc, thời gian viết ra danh sách việc cần làm, lập thời khóa biểu, hay sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc có vẻ như một sự lãng phí – nhưng ngừng lên kế hoạch cuối cùng sẽ gây ra căng thẳng và thổi bay khoảng thời gian bạn để dành.

_______________________

Nguồn:

Tác giả: Maja Mrsic

Link bài gốc: 10 Common Time Management Mistakes That Are Slowing You Down

Dịch giả: Phương Uyên – ToMo – Learn Something New 

 (*) Bản quyền bài dịch thuộc về ToMo

Xem thêm:

8 điều cần tránh để không phá vỡ sự tập trung